Und alle Jahre wieder – Gute Vorsätze The same procedure as every year?

Es kehrt Ruhe ein. Die Straßen werden spürbar leerer, die Menschen entspannter und die meisten Schreibtische sind aufgeräumt. Alle Jahre wieder die gleichen Rituale. Wobei Rituale an sich nichts Schlechtes sind, sie geben uns Struktur.

Zeit zum Innehalten. Wie war das Jahr 2015? Was war erfolgreich? Was ist auf der Strecke geblieben? Ursachenforschung. Da werden Projekte reflektiert, Geschäftsverläufe analysiert, Kalender durchgesehen. Was ist offen geblieben und muß in das das nächste Jahr übertragen werden? Was ist abgeschlossen und kann zur Seite gelegt werden? Gibt es Fristen?

Und dann: die guten Vorsätze – wie jedes Jahr. Wie soll die persönliche Work-Life-Balance aussehen? Was gibt es an Veränderungen in der Branche? Wie entwickelt sich die Zusammenarbeit im Unternehmen? Und so weiter…

Vieles wissen wir noch nicht, nicht Alles läßt sich planen. Das Leben, auch das Berufsleben, steckt voller Überraschungen. In unsicheren Zeiten hätten wir gerne mehr Sicherheit und meinen dann Termine, Aufgaben, Projekte besonders gut und strukturiert planen zu müssen. Und alle Jahre wieder dann das gleiche Phänomen: kaum ist das neue Jahr angebrochen, sind die ersten Monate schon terminlich zu. Was für die Einen die Bestätigung dessen ist, dass das Leben auch im neuen Jahr in gewohnten Bahnen verläuft, ist für Andere ein Alptraum. Schon wieder alles verplant, keine Zeit für neue Projekte und Entwicklungen, die den Horizont erweitern, keine Zeit zum Nachdenken und für neue Strategien und nicht mehr Zeit für Familie, Freunde und Hobbies. The same procedure as every year?

Mit der „80:20 Regel“ Zeit und Aufgaben strukturieren

Wenn das für Sie in Ordnung ist, können Sie aufhören zu weiterzulesen. Ansonsten kann für das neue Jahr eine einfache Regel helfen, mehr Zeit für Unvorhergesehenes und Privates zu haben: nur 80 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit verplanen, 20 Prozent für Spontanes und Unvorhergesehenes reservieren. Was sind die wirklich wichtigen, die grundlegenden Aufgaben, die zuerst erledigt werden sollten? Diese wirklich wichtigen Aufgaben stellen den größten Hebel für die Umsetzung von Projekten und Aufträgen dar. Und das konsequent durchhalten. Die 80:20 Regel können Sie dann erweitern auf das sogenannte Prinzip des italienischen Wirtschaftswissenschaftlers Vilfredo Pareto. Von Pareto stammt die Erkenntnis, das in 20 Prozent der Zeit in der Regel 80 Prozent einer Aufgabe erledigt werden können. Die restliche Zeit dient der Perfektion. Wird Perfektion gebraucht, muß die gesamte Zeit investiert werden. Aber nicht immer wird Perfektion benötigt, die Zeit steht dann für andere Aufgaben zur Verfügung.

Mit der „Kanban-Methode“ visualisieren

Wer mehr möchte und Vorgänge strukturiert abarbeiten will, dem kann ein einfaches Planungswerkzeug helfen: visualisieren Sie Ihre Aufgaben auf „einem Blatt“ nach Kategorien. Die Kanban-Methode kann dabei eine Hilfe sein. Ob Sie das auf einem Blatt Papier oder online mit Hilfe eines kostenlosen Tools wie z.B. www.kanbanflow.com machen bleibt vom Ergebnis her gleich: nehmen Sie ein Blatt Papier und unterteilen Sie dieses in die Kategorien „To-Do“, „Heute“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“, besorgen Sie sich kleine Haftnotizen und schreiben Sie Ihre Aufgaben auf die Haftnotizen. Dann kleben Sie diese in die entsprechenden Kategorien. Der Clou: Je nach Bearbeitungsstand können Sie die Haftnotizen auf dem „Blatt“ oder „Board“ zwischen Ihren Kategorien hin- und herschieben. Vor Ihren Augen haben Sie nun alle Aufgaben und den jeweiligen Bearbeitungsstand auf einem Blick präsent. Und Sie sehen Fortschritte und vielleicht auch das, was klemmt. Das motiviert. Natürlich können Sie die Kategorien Ihres „Board“ ganz einfach Ihren persönlichen Wünschen entsprechend anpassen.

Die Übersichtlichkeit, die Einfachheit, die Anpassbarkeit und die Möglichkeit, analoge (ein schlichtes Blatt Papier oder ein Whiteboard) oder digitale (Pad, Notebook etc.) zu nutzen, machen die Kanban Methode zu einem wirkungsvollen Instrument gegen das Planungschaos im Kopf und in bisher genutzten Medien. Verbunden mit der 80:20 Methode lassen sich mit diesen beiden kleinen, aber feinen Hilfsmitteln spürbare Fortschritte für die persönliche Work-Life-Balance erzielen.

„Ich weiss nicht, ob es besser wird, wenn es anders wird. Aber es muss anders werden, wenn es besser werden soll.“ Georg Christoph Lichtenberg

Der Einsatz dazu: die Erkenntnis, dass die bisherige Planung suboptimal war, den guten Vorsatz die bisherige Methodik auf den Prüfstand zu stellen, die Entscheidung es in Zukunft anders zu machen, die Prüfung wie und mit welcher Methodik in nächster Zeit Aufgaben und Zeit geplant werden sollen und die Disziplin gute Vorsätze umzusetzen und durchzuhalten. Ob Sie Ihre persönliche Arbeitstechnik für verbesserungswürdig halten, müssen ganz allein Sie entscheiden. Es gibt dafür unendlich viele Methoden und Hilfsmittel. Für was Sie sich auch entscheiden, Sie werden nicht daran vorbeikommen, zu strukturieren, zu priorisieren, zu visualisieren und zu entscheiden. Ihre bisherigen Planungsinstrumente brauchen Sie auch nicht über Bord zu werfen. Manchmal hilft bereits die Erkenntnis, dass es „anders werden (muss), wenn es besser werden soll“ (Georg Christoph Lichtenberg). Die Problemlösung beginnt dann im Kopf, Instrumente sind nur ein Hilfsmittel. Wenn Sie selbst aus dem Gedankenkarussell in Ihrem Kopf nicht aussteigen können, hilft das Gespräch mit einem Sparringspartner, einem Coach.

Jeder Weg beginnt mit dem ersten Schritt. In diesem Sinne ein erfolgreiches, gut strukturiertes, zielorientiertes und entspanntes Jahr 2016 in Ihrer persönlichen Work-Life-Balance.

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